Besprechungen
Besprechungen und Meetings souverän meistern
Das Seminar Besprechungen und Meetings verbessert die Fähigkeit Besprechungen vorzubereiten, durchzuführen bzw. daran teilzunehmen und nachzubereiten.
Die Teilnehmer im Seminar Besprechungen lernen den grundlegenden Umgang mit dem Thema effektive Besprechungen, ob als Moderator, Schriftführer, Organisator, Projektleiter oder Teilnehmer an Besprechungen.
Typische Herausforderungen und Probleme bei Besprechungen:
- Unpünktlicher Beginn – nicht enden wollende Besprechungen – open end
- Das Ziel wird nicht erreicht – die Teilnehmer sind häufig frustriert
- Besprechungen werden vom Initiator schlecht vorbereitet – bzw. die Teilnehmer sind schlecht vorbereitet
- Fehlende, schwache Moderation – Abschweifen vom Thema/Ziel – Undisziplinierte Teilnehmer – keine Kommunikationsregeln – fehlende Visualisierung,
- Probleme mit der Technik und den Medien
- Fehlende, unzureichende Protokollierung der Besprechungen – späte Verteilung des Protokolls
Unsere Lösung: 7 Module für Besprechungen und Meetings:
Modul 1: Das Ziel der Besprechung wird vom Initiator festgelegt
- Thema/Ziel klar definieren
- Besprechungsart festlegen (Information, Informationsaustausch, Entscheidung, Problemlösung, Kreativitäts- Ideenfindung, Jour Fix, Arbeits- und Projektbesprechung)
- Agenda entsprechend der Besprechungsart ausarbeiten
- Teilnehmer und Gäste auswählen
- Vorzubereitende, mitzubringende Unterlagen definieren
- Was vorab sonst noch zu erledigen ist (Gespräche, Aufgaben)
Modul 2: Planung und Vorbereitung der Besprechung durch den Organisator
- Letztes Protokoll bereitstellen
- Punkte, die noch zu besprechen sind in die Agenda aufnehmen
- Ausgearbeitete Agenda bereitstellen
- Raum- Technik- und Medienvorbereitung (intern, extern)
- Getränke, Verpflegung, Catering
- Standard-, Video-, Webinar-, SharePoint-Meeting-entsprechend den Firmengepflogenheiten vorbereiten
- Einladung (E-Mail, Outlook, etc.) mit Agenda auf Aufforderung zur inhaltlichen Vorbereitung versenden
- Checklisten für die Planung und Vorbereitung nutzen
Modul 3: Letzte Vorbereitung der Besprechung durch den Organisator
- Positive Einstimmung auf die Besprechung aller Beteiligten
- Motivation durch die Besprechung die Team- und Abteilungsziele besser zu erreichen
- Letzte Raum und Medien-Kontrolle vor Ort
- Empfang der Teilnehmer vor Beginn der Besprechung durch den Moderator
- Smal talk aller Teilnehmer
Modul 4: Durchführung der Besprechung durch den Moderator
- Auf die Minute pünktlich beginnen
- Auf zielführende Kommunikation achten
- Ausgewogene Einbindung der Teilnehmer und Gäste
- Auf Visualisierung achten wo immer das zielführend ist
- Der Moderator stimuliert, stellt die richtigen Fragen, fasst zusammen, fordert Commitment ein, beteiligt die Anwesenden, unterbindet Disziplinlosigkeiten, hat ständig das Ziel vor Augen, diktiert das Protokoll, praktiziert Einfühlungsvermögen und zeigt bei Bedarf Durchsetzungsvermögen, verbleibt konkret, erreicht das Ziel
- Pünktliches Ende der Besprechung sicherstellen
- Viele Tipps zur Durchführung für Moderator, Teilnehmer, Schriftführer, je nach Besprechungsart
Modul 5: Dokumentation der Ergebnisse in der Besprechung
- Protokoll – Nur was protokolliert ist, wurde wirklich verbindlich besprochen
- Aufbau und Inhalte eine Ergebnisprotokolls
- Wie und was der Schriftführer protokolliert
- Visualisierung des Protokolls in der Besprechung
- Vor Protokollerstellung Commitment der Teilnehmer erzielen – Abweichungen protokollieren
- Sofort das Besprechungs-Protokoll am Ende der Besprechung bereitstellen/verteilen
Modul 6: Nachbereitung der Besprechung durch Moderator und Organisator
- Analyse der Moderation durch den Moderator
- Analyse der Besprechung durch den Organisator
- Lfd. Optimierung der Besprechung aufgrund der Erfahrungen
- Sicherstellung der Umsetzung/Erledigung der vereinbarten Aufgaben durch die Teilnehmer, Einplanung, Kontrolle, Einsatz nutzvoller Werkzeuge
- Aufbereitung der zu erledigenden Punkte als Aufgaben am Beispiel Outlook und Wrike, damit alle Teilnehmer den Erledigungsstand sehen
- Erledigungsvermerke der Teilnehmer lfd. dokumentieren
- Erinnerungsmail an Teilnehmer bei Terminüberschreitung, bzw. Nichterledigung
Modul 7: Besprechungen und Meetings – Unternehmensstandards definieren und einführen
- Alternativen zu Besprechungen prüfen und ggf. praktizieren
- Mögliche Besprechungsarten (Information, Informationsaustausch, Entscheidung, Problemlösung, Kreativitäts- Ideenfindung, Jour Fix, Arbeits- und Projektbesprechung)
- Regeln für Moderator, Schriftführer, Teilnehmer, Gäste in Besprechungen festlegen
- Regeln der Kommunikation in Besprechungen (Pro aktive Sprache, aktives Zuhören, die Person respektieren, sich auf den Typ Mensch einstellen, auffrischen und vereinbaren
- Rollenzuweisung (Teilnehmer, Moderator, Schriftführer, Gast, Referent) in Besprechungen klar definieren
- Regeln der Visualisierung (Flipchart, Pinnwand, Beamer/Leinwand) in Besprechungen festlegen
- Dokumentation (Form, Inhalte) in Besprechungen festlegen
Ihr Bonus: Umsetzungs-Hilfen für Besprechungen
- Beispiele zu allen Besprechungsarten (Information, Informationsaustausch, Entscheidung, Problemlösung, Kreativitäts- Ideenfindung, Jour Fix, Arbeits- und Projektbesprechung)
- Vorlagen zur Agenda zu allen Besprechungsarten
- Vorlage Besprechungsprotokoll
- Checkliste „Aufgaben des Moderators, Schriftführers, der Teilnehmer“
- Checklisten zur Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung
Ihr Nutzen
- Ob Teilnehmer, Moderator, Schriftführer, Organisator von Besprechungen – Sie lernen den grundlegenden Umgang mit dem Thema effektive Besprechungen
- Sie bekommen komplette Beispiele/Checklisten zu allen Besprechungsarten
- Sie lernen wie Sie Besprechungen in Ihrem Betrieb aufbauen und ergebnisorientiert vorbereiten, durchführen, nachbereiten und ständig optimieren
- Sie erfahren, wie Sie sich in schwierigen Situationen in Besprechungen richtig verhalten
- Sie erfahren wie Sie heute verfügbare technische Hilfsmittel in Besprechungen gekonnt einsetzen
- Sie bekommen Hinweise, wie Sie die Umsetzung/Erledigung der vereinbarten Aufgaben dokumentieren und für alle Teilnehmer visualisieren
Zielgruppe/Teilnehmerkreis
- Inhaber
- Geschäftsführer
- Team- und Abteilungsleiter
- Projektleiter
- Schriftführer
- Teilnehmer
Das Seminar Besprechungen und Meetings führen wir für Sie in folgenden Veranstaltungsformen durch, klicken Sie auf den Link und senden Sie uns Ihre Anfrage:
Seminar Besprechungen als Inhouse Training
Seminar Besprechungen als Coaching
Seminar Besprechungen als Workshop
Seminar Besprechungen als Online-Coaching
Seminar Besprechungen als Vortrag